浙江省局(公司)以“互聯網+”推動綜合管理轉型工作紀實

2020-11-09作者:王林 顏時鋒 吳煥苗 徐潔瓊

“云、大、物、移、智”等新技術的出現,將互聯網與傳統行業深度融合,催生出一場場新變革。

作為煙草行業“互聯網+”的先行者,“十三五”以來,浙江省煙草專賣局(公司)緊跟地方數字經濟轉型發展步伐,積極構建“互聯網+煙草專賣商業”浙江模式,推動發展方式從經營卷煙向經營資源轉變、從經營商業向經營平臺轉變。

在轉型發展之路上,浙江省局(公司)加快綜合管理變革步伐,深化實踐“精準到位、簡明務實,互聯互通、共享共贏”的精實管理理念,形成以“平臺運營、數據驅動、事項貫通、一網通享”為內涵的“互聯網+綜合管理”模式,在破解傳統管理難題的基礎上,支撐企業向著高質量發展方向不斷邁進。

讓平臺有引力

互聯網時代,平臺為王。

以平臺應用為轉型載體,浙江省局(公司)加快推進綜合管理平臺建設,提高企業管理一體化、標準化、在線化、數字化、智能化水平。

如何將“互聯網+”思維引入企業管理的實際應用中,關系到企業管理轉型的成敗。

管理轉型,理念先行。在推進“互聯網+”管理轉型中,浙江省局(公司)不是簡單將企業管理事項搬到網上辦理,而是打破以職能為中心的傳統管理架構,基于“互聯網+煙草專賣商業”浙江模式進行頂層設計、整體推進,打造覆蓋省市縣三級的管理“一張網”,構建互聯互通的內部管理生態圈。

方向明晰,管理轉型迫在眉睫。浙江省局(公司)聚焦平臺化運營,以一體化協同為主線,確立“以事項為中心、以流程為依托、以標準為支撐、以數據為驅動”的工作思路,構建起以“1688”為基礎架構的綜合管理平臺。

綜合管理平臺既是全省煙草商業系統統一的企業門戶,又承擔著省市縣三級協同辦公和內部管理的功能。在綜合管理平臺的“1688”架構中——

“1”代表“一個門戶”,即省局(公司)及11個地市打造“1+11”的聯動門戶集群,面向全省煙草商業系統一萬多名員工提供統一的事項辦理、資訊瀏覽、知識檢索、數據分析等綜合服務;

“6”是“六個管理應用”,包含黨政工團、綜合管理、協同辦公、三項工作、后勤管理、監督監管等6大領域34個子項112個事項的應用,基本實現企業管理全覆蓋;

第一個“8”指的是,待辦中心、文件中心、幫助中心、消息中心、搜索中心、培訓中心、評價中心、內容中心“八個共享中心”,依托標準的業務邏輯、共享的業務規則,為平臺上層應用提供統一的服務支撐;

第二個“8”是以事項為中心,重點實現黨建、門戶、公文、采購、接待、制度、巡檢、監督“八大事項貫通”,基本實現全省跨層級、跨部門、跨業務的流程貫通和數據共享,進一步提升企業內部協同效率。

依托綜合管理平臺,浙江煙草商業系統打破職能邊界、消除層級阻隔、聯通信息孤島,通過事項、流程、標準、數據“四大要素”,推進管理事項入網聯網,實現管理在線、服務在線和資源在線,從而撬動管理轉型、推動質效提升。

“平臺上的事項流轉有點慢,比如采購申請提交后,有時要催好幾次才能通過,平臺作用沒有得到充分發揮,影響事項流轉效率。”在平臺推廣過程中,浙江省局(公司)以“用戶思維”完善平臺功能,在收到舟山市煙草專賣局(公司)的意見后,立即完善了平臺辦理時限自動提醒功能,持續推進平臺功能迭代升級。

目前,綜合管理平臺已在全省煙草商業系統全面上線應用。各地市級局(公司)紛紛創新舉措,推動平臺落地推廣、深化應用。

金華市煙草專賣局(公司)作為綜合管理平臺的綜合試點單位,建立“模塊牽頭人負責、企管聯席通報、信息中心保障”的扁平化運行機制,匯編平臺操作指南、應用手冊,提高全員平臺操作熟練度、精準度。同時,堅持數量與質量、規定動作與自選動作、業務數據化與數據業務化、流程再造與制度配套“四同步”,明確各環節數據審核責任,推進平臺及時用、規范用、深化用。

同樣是綜合試點單位,紹興市煙草專賣局(公司)堅持“邊用邊訓、以用帶訓、全員培訓”,利用“大講堂+小課堂”“內訓+外訓”等形式,多批次滾動式開展全方位培訓,加深用戶對平臺的理解,從而快速掌握平臺功能。在此基礎上,紹興市局(公司)堅持應用盡用、聯動聯用,通過“日跟蹤、周報告、月通報”等不斷完善平臺功能、優化用戶體驗,逐步提升平臺吸引力。

通過綜合管理平臺的“建管用”,一體化的平臺運營思維深入人心,為促進全省煙草商業系統資源整合優化、管理效率提升奠定了堅實基礎。

用數據挖潛力

“互聯網+”管理轉型,平臺是基礎,數據是關鍵。

平臺互聯、數據互通,進一步提升數據生產力,既是精實管理的內在要求,也是“互聯網+”轉型下企業向管理要效益的新方法、新途徑。

依托綜合管理平臺,浙江省局(公司)縱向統一省市縣三級管理流程,橫向貫通34個管理模塊,打通了50個跨層級、跨部門、跨業務流程的數據壁壘,實現了平臺與企業內外資源、流程、數據和知識的共享。

如何發揮數據的最大效用?以數據共享挖掘管理潛力,浙江省局(公司)統一管理各系統數據,建立起“用數據說話、用數據決策、用數據管理、用數據創新”的數據驅動機制,把數據分析滲透到經營管理各環節,通過數據發現短板、改善流程、及時糾偏、考核績效,從而提升管理水平。

其中,全面和科學的指標體系是綜合管理平臺實現數據驅動的基礎。

圍繞高質量發展要求,浙江省局(公司)在綜合管理平臺上建立了涵蓋401個管理指標的3個指標庫,即全面覆蓋企業各條線、各層級、各工作領域的傳統管理指標庫;涉及質量、效益、新發展方式、路徑等的高質量發展指標庫;包含“浙江模式”深化落地、應用水平、綜合發展等的“互聯網+”指標庫。

在浙江煙草商業系統,數據驅動指標體系的應用體現在企業管理的方方面面,甚至延伸到基層所(隊)和基層崗位對標中。

通過將可采集可測量的原始數據規范化、標簽化并建模,浙江省局(公司)制定出可對比、可分析的關鍵指標,分解到能抓落實的最小責任主體和最小統計單位,從而精準發現、補齊短板,最大限度提升管理質效。

在此基礎上,浙江省局(公司)統一各項指標的名稱、計算口徑,并推廣“地市級—縣級—基層所(隊)—崗位員工”分層分類對標。

“這次對標成績很不理想,我們與第三名竟然差了3.1個百分點。”

“是啊,抓緊看一下差距到底在哪里……”

日前,在溫州市煙草專賣局(公司)召開的“三項工作”指標提升診斷會上,企業管理處員工緊盯綜合管理平臺“三項工作”模塊的“看板”欄目。在平臺上,“三項工作”計劃立項率、采購審批效率、執行率、月度支付趨勢等指標一目了然、實時更新。

“采購執行率全省煙草商業系統排名最后,計劃立項率在中下游,拉低了整體成績!”通過對數據進行分析,他們找到管理“堵點”,全面梳理年度項目進度并進行了針對性提升。在近期開展的對標中,溫州市局(公司)采購執行率指標“逆襲”至全省煙草商業系統第一。

有了數據驅動指標體系為依托,浙江省局(公司)在數據驅動管理機制創新上同時發力,推動企業由經驗型管理向數據型管理轉變,進一步提升智能決策水平,優化資源配置和調控。

以企業可控費用來源中占比最高的采購工作為例。

通過將采購目錄與資產類別、預算指標、會計核算指標一一對應,全面對接采購、預算、核算、資產等數據,浙江省局(公司)打通了項目需求提報、計劃整合、預算編制、立項招標、合同執行、驗收付款、財務核算、資產管理的全過程信息流。

有了全過程的數據信息,通過管理流程固化和平臺內嵌,浙江省局(公司)在綜合管理平臺上開發出預算報表自動生成、預算執行實時預警、執行數據智能分析、考核評價自動反饋等功能,推動費用管控更加準確、更加智能。

圍繞高質量發展要求,浙江省局(公司)發揮數據“跟蹤器”功能,開展重點項目、重點工程、重點工作的流程數字化管理,對重點任務分解、進展過程、完成情況等全過程動態跟蹤、實時督查、評估績效,全面推進對標及目標管理的實時化、可視化、智能化。

用數據驅動管理診斷、管理改善和管理創新,浙江煙草商業系統在綜合管理工作上從“人工管”向“智能管”轉變,減少了人工處理和審核,推動了管理方式數字化轉型。

以事項為中心

省市縣三級管理事項、流程、標準不統一,易導致標準和實際“兩張皮”。橫向部門間職責有交叉,協調上易產生“部門墻”;縱向層級間授權模糊,“上熱下冷”易產生“隔熱層”……

在當前形勢下,“以職能為中心”的傳統管理模式弊端凸顯,影響著企業作為統一整體的協同效率。

不同于各業務條線的管理工作,浙江煙草商業系統的綜合管理工作涉及一萬多名企業員工、十多個職能條線、幾百個管理事項,點多面廣、千頭萬緒。

如何用最小的資源創造最大的價值,撬動企業轉型發展從量變走向質變,持續提升企業核心競爭力?

對事項進行統一梳理,推進以事項為中心的標準融合與流程優化,浙江省局(公司)構建標準統一、業務協同共享、線上線下深度融合的管理體系。其中,“事項”專指依據相關制度規定,管理服務對象上報公文、提供材料、填寫表單進行審批和審核的項目。

——以事項全面貫通打破部門、層級壁壘。以規范權力運行、推進資源整合為目的,統一規劃、全面梳理、精簡合并省市縣三級管理事項,統一編制《事項目錄清單》,明確每個事項的名稱編碼、適用依據、申請材料、經辦流程、辦理時限、表單內容等,形成全省統一、全面覆蓋的管理事項目錄清單。目前,已下發96個省級事項、116個市級事項,實現了“八大事項貫通”。

——以事項標準內嵌促進互聯互通。統一規范事項的設定標準和實施標準,重點針對跨層級、跨部門、跨業務的協同事項,以流程為載體,對事項涉及的環節、標準、表單等進行顆粒化、標準化梳理,整合同一事項涉及的管控文件,力求多層級多部門聯辦事項流程簡潔、標準統一,從源頭上解決管理重疊、資源浪費、步調不一致等問題,進一步降低內部溝通協調成本。

——以事項流程優化提升運行效率。以內部管理事項“最多跑一次”為目標,按照“一口受理、聯審聯辦”等要求,打破層級管理局限,努力減少職責交叉、精簡管理環節、壓縮辦事時限等情況,切實消除不增值活動。同時,統一設置各環節的辦理時限、內容、標準,監測并自動提醒事項辦理的實時狀態,進一步實現平臺管人、機器管人。

“我們整合了原流程中的重復審批環節,費用報銷從原來的7項審批精簡為3項,只需按系統上的報銷模板逐項操作就可以。”日前發生在麗水市煙草專賣局(公司)的變化,正是事項流程精簡的縮影。

基于綜合管理平臺的強大功能,浙江煙草商業系統積極創新,逐步提升企業數字化管理水平。

比如,依托綜合管理平臺上的安全管理模塊,衢州市煙草專賣局(公司)對設施設備信息及維保檢測巡檢、安全風險分級管控、隱患排查治理臺賬等實行在線管理,讓各項數據互聯互通,形成了線上線下雙渠道的安全管理模式,進一步提升了安全管理效率。

黨政工團模塊也不例外。在黨建管理部分,全省煙草商業系統334個基層黨組織以及5425名黨員全部包含在內,真正實現了組織管理“一網相連”、宣傳教育“一貫到底”、黨務公開“一覽無余”。

淡化部門邊界、打破層級阻隔,縱向省市縣、橫向部門間互聯互通、高效協同,大大小小事項貫通,串聯起企業管理的鏈條。

在這里,集智能化的公文管理、數字化的采購管理、電子化的接待管理、全景化的黨建管理、流程化的文件管理、在線化的安全管理、可視化的監管管理為一體的綜合管理平臺成為現實,扁平順暢高效的組織運行體系為整個浙煙生態圈建設提供了有力支撐。

向共享要效率

共享性是“互聯網+”轉型的特點之一。推進“互聯網+”轉型,就是要向共享要效率。

共享的本質,歸根到底是資源的優化配置。依托綜合管理平臺,浙江省局(公司)集中資源構建起多層次、全覆蓋、一體化的統一門戶,即對內辦公網為省市縣三級員工提供覆蓋全省、整體聯動、部門協同的一站式服務,實現了各平臺的統一登錄入口、統一信息入口、統一事項入口、統一知識入口。

聚焦職責交叉重疊、工作多頭管理、材料反復報送、政策碎片化等問題,浙江省局(公司)按照“應上盡上、一網通辦”的要求,對不涉及保密要求的管理事項,凡能通過網上辦理的環節均實現在線辦理,凡能通過數據共享辦理的環節均不再單獨辦理,并將各類管理事項的辦理接入移動工作平臺,方便員工一站式辦公,實現服務事項“便捷辦”。

讓數據多跑路、員工少跑腿,浙江省局(公司)通過管理事項清單的編制和網上運行,提高了企業的線上管理水平,推動了管理事項“智能辦”。

目前,浙江煙草商業系統80%的事項實現了網上辦、20%的事項實現了掌上辦,事項辦理從“多線程”向“一站式”轉變,從“人工辦”向“智能辦”轉變,辦事流程更簡、效率更高。

以綜合管理工作中的“三項工作”為例。之前,完成一個完整的采購流程,前后至少需要填寫10張表單,跑30多次其他部門或單位,可以說是一項“大工程”。

如今,浙江省局(公司)統一所有流程規范、全面覆蓋所有業務模式、全流程審批無紙化運行、一項一卷檔案電子化生成,并實現了數字化看板監管,變“來回跑”為“數據跑”,大大降低了管理成本,提高了規范管理水平。

同時,他們注重部門協同事項“聯動辦”,不斷完善綜合管理平臺功能,對事項每個環節的辦理時限、辦理內容、辦理標準、異常情況實時監測、自動提醒,減少內部溝通協調成本。

在這里,綜合管理平臺將現有應用系統模塊無縫集成,解決了企業管理中邊界不清、信息不通、流程不暢、協同不佳、效率不高等問題,員工辦公“一次登錄、全網通辦”,實現了企業管理事項“一網通享”。

“一網通享”推動“面對面”接觸轉化為“鍵對鍵”溝通,尤其在疫情防控常態化形勢下,為一手抓疫情防控、一手抓生產經營提供了強大助力。

嘉興市煙草專賣局(公司)對原投訴流程進行優化,創新系統知識庫、歷史來電彈跳提醒、升級派單短信跟蹤模式等功能,通過遠程辦公實時受理客戶來電、第一時間線上派單,在“無接觸”狀態下實現溝通“零距離”,進一步提升了服務質量。

在浙江煙草商業系統,內部管理職能網上運行、全程在線、互聯互通、一網辦理成為現實,管理事項“智能辦”、協同事項“聯動辦”、服務事項“便捷辦”程度顯著提高,尤其是“內部最多跑一次”更是讓員工滿意度持續提升。

“我們縣距離市區比較遠,以前到市局(公司)審批,難免遇到審批人行程臨時調整而無法簽字的情況,當天就走不完程序。現在只要線上提交申請,釘釘一鍵推送待辦,各層級審批可以隨時隨地在手機端完成,省時又省力!”寧海縣煙草專賣局(分公司)企業管理員楊俏婷對綜合管理平臺上線后的變化感受頗深。

管理轉型,只有起點,沒有終點,“智”在共享,“惠”于貫通。從“以職能為中心”到“以事項為中心”轉變,從以經驗管理向以數據驅動轉變,浙江省局(公司)緊緊圍繞企業“互聯網+”轉型,聚焦綜合管理效率提升,打造互聯互通、共享共贏的一體化企業管理新格局,全面提升企業面向未來的核心競爭力。

來源:東方煙草報
相關文章
欧美乱妇高清在线播放-中文字幕国产在线播放-午夜精品影院